Een tijdje geleden mocht ik weer eens op vakantie. Tijdens een zeer rustige en lege vlucht raakte ik in gesprek met één van de stewardessen. Gaande het gesprek over Curaçao, mijn bestemming en de ervaringen die wij daar hadden, kwamen we op het onderwerp werk. Na een snelle elevator pitch over mijn passie; HR en ICT, begon Esther mij vol trots te vertellen over het roostersysteem dat haar maatschappij gebruikte en vroeg of dat raakvlakken had met wat ik deed; E-HRM.
Ze vertelde dat sinds de invoering van het self service roosterplanningsysteem er veel minder problemen waren in de bezetting en hoe prettig het werkte. Het gevoel om voor een belangrijk deel zelf controle te hebben over haar inzet en de mogelijkheid om te ruilen met anderen waren de belangrijkste pluspunten. De gebruiksvriendelijkheid hield nog wat te wensen over, want het liefst zou ze alles vanaf haar smartphone willen regelen en niet elke keer achter een PC kruipen.
Eenmaal geland zie ik Esther al sms-end, ping-end en tegelijkertijd haar paspoort zoekend, lopen naar het bordje CREW op Hato Airport. Ik denk: "tsja ik snap wel waarom ze alles via haar smartphone wil regelen en waarom ook niet……"
Na deze heerlijke vakantie ga ik weer aan de slag en ja hoor, bij een van de eerste projecten die ik doe komt roosterplanning aan de orde. Ik kon het niet laten om het voorbeeld van Esther te noemen. Met de projectgroep E-HRM staan we even stil bij de mogelijkheden.
Wat zou het effect kunnen zijn van self service op scholen, zorginstellingen en andere roosterplanning intensieve branches? Diverse studies wijzen uit dat het zelf kunnen indelen van werk een belangrijke motivatie is om voor een organisatie te werken. Planningen en roosters worden daardoor veel beter en flexibeler. Al die managers, leidinggevenden en stafafdelingen die zich hier druk om maken, zouden zich kunnen inzetten voor belangrijkere zaken!
Wat mij bezig houdt, en veel organisaties ook, is de weerstand tegen het toegankelijk maken van deze applicaties. Het argument is natuurlijk de veiligheid van de gegevens, voor een deel terecht gezien de recente Diginotar problematiek.
Het mooie van moderne E-HRM toepassingen is dat de gegevens niet meer op je eigen PC staan, je kijkt met een apparaat, PC, smartphone of tablet naar de gegevens zonder dat de gegevens op het apparaat worden opgeslagen. Dit maakt het makkelijker en veilig en biedt de mogelijkheid om van verschillende plekken, maar ook vanuit verschillende rollen naar dezelfde gegevens te kijken.
Anyplace & anytime is daarmee echt waar geworden en is de echte toegankelijkheid door mobiel alles te kunnen doen bereikt. Nu nog zorgen dat de applicaties gaan doen waar de medewerker op zit te wachten, zoals bijvoorbeeld zelf je werk in kunnen delen door te weten wat je collega’s doen.
Een simpel bezettingsoverzicht van mijn team doet wonderen…….ondertussen gaan mijn gedachten naar wanneer ik mijn volgende vakantie plan. Waar is mijn iPad?
Mark van Tooren
Directeur HRM - Inveon b.v.